1. Thế nào là thay đổi yêu cầu?
Thay đổi yêu cầu, hay còn gọi là change request (viết tắt là CR) là một đề xuất nhằm thay đổi một sản phẩm, hệ thống, thường được đưa ra bởi khách hàng hoặc một thành viên khác trong nhóm. Trong một dự án phần mềm, CR có thể xảy ra khi khách hàng muốn thay đổi specs, thay đổi sản phẩm cái mà đã được thỏa thuận từ trước.
Có 2 loại thay đổi:
- Những yêu cầu nằm trong phạm vi (hay còn gọi là scope đối ứng)
- Những yêu cầu nằm ngoài phạm vi
Giải thích rõ hơn:
- CR trong phạm vi liên quan đến các chỉnh sửa nhỏ với 1 yêu cầu hiện có và thường ảnh hưởng nhỏ tới budget của dự án hoặc phần còn lại của dự án
- Mặt khác, CR ngoài phạm vi thường cần một thời gian đáng kể để thực hiện và có tác động nhiều tới budget của dự án
Tại sao lại cần phải change request
- Khách hàng muốn thay đổi nội dung yêu cầu đối ứng
- Làm sót, làm thiếu yêu cầu (hay còn gọi là miss spec) trong thời gian phát triển ban đầu
- Ban đầu khách hàng không có ý định làm chi tiết đến như vậy
- Bắt buộc thay đổi do ảnh hưởng đến chức năng/hệ thống khác
Thay đổi yêu cầu có cần thiết hay không?
Yêu cầu đôi khi cũng chỉ là yêu cầu, hãy đưa ra hàng vạn câu hỏi vì sao để trả lời cho câu hỏi "why"
- Tại sao khách hàng lại muốn CR
- Yêu cầu này mang lại giá trị gì cho KH, cho hệ thống?
- Không thực hiện yêu cầu này có sao không?
- Effort của Team dự án hiện tại có thể làm không?
- Thực hiện yêu cầu này có ảnh hưởng gì tới các phần khác không? ....
Với mọi trao đổi của khách hàng, chúng ta nên bình tĩnh trao đổi hơn là chỉ biết làm theo. Có một điều phải công nhận là sau khi trao đổi thông tin, khai thác thông tin từ khách hàng, sau đó chính bản thân KH cũng nghĩ là ko cần làm CR này nữa không cần đến chúng ta reject nữa.
Everything happens for a reason! Don’t count on what customers tell you to do!
Tất cả mọi thứ xảy ra đều có lý do! Đừng trông chờ vào những gì khách hàng yêu cầu bạn làm! Đừng Yes, No theo cảm tính nhé các bạn
- Và muốn thuyết phục được bất kì bên liên quan nào thì cần hiểu được cốt lõi vấn đề và có luận điểm rõ ràng nữa
2. Est cho Change request
- Như đã nói ở mục đầu, tất cả các thay đổi đều gây biến động về efforts, và thường là sẽ đội (buffer) effort hơn so với phần est ban đầu
- Vì vậy cần thiết phải ước lược effort trước khi đàm phán và quyết định Công thức: Total effort = effort implement CR + effort cho phần bị ảnh hưởng
- Phần ảnh hưởng thật sự rất quan trọng đôi khi chính chúng ta hoặc khách hàng bị quên. Thông thường sẽ liệt kê tất cả các màn hình/module/chức năng liên quan đến phần ảnh hưởng đó rồi est công số cho từng phần để không bị miss phạm vi ảnh hưởng.
3. Quản lý CR
Thông thường mình sẽ tạo 1 parent ticket, và gom tất cả các child ticket liên quan đến parent ticket để có cái nhìn tổng thể và dễ dàng thống kê estimate time.
Ngoài ra, mình cũng kết hợp dùng google sheet để list tất cả những yêu cầu thay đổi. Ở đây mình sẽ tạo 2 cột là cột hiện trạng và cột sau khi thay đổi, để khi team phát triển nhìn vào sẽ dễ dàng nắm được nội dung thay đổi.
#tham khảo: https://tallyfy.com/change-request/
4. Bài dịch Sample dialog
佐藤：お送りいただいた設計書を拝見しました。それに関し、要件定義の時点では考えが及んでいなかったことなどがあり、変更依頼としてまとめてご送付しました。本日は、まず弊社から依頼の詳細をお話して、不明点があれば確認していただくという形で進めさせていただければと思います。なお、今回の会議はまず、認識の齟齬が生じないように内容をご理解いただくことを目的に設定しましたので、対応できるか否かはこの場で回答していただかなくても構いません。
Sato: Tôi đã xem xét tài liệu thiết kế mà anh gửi cho tôi. Liên quan đến tài liệu đó, có một số điểm mà chúng tôi không nghĩ tới trong giai đoạn định nghĩa yêu cầu (define requirement), vì vậy chúng tôi đã tổng hợp và gửi dưới dạng yêu cầu thay đổi (change request). Hôm nay, trước tiên tôi sẽ trình bày chi tiết các yêu cầu từ phía công ty chúng tôi và nếu có bất kỳ điểm nào không rõ ràng, mong anh xác nhận lại. Hơn nữa, mục đích của cuộc họp lần này là để đảm bảo không có phát sinh sự khác biệt về nhận thức, vì vậy anh không cần phải trả lời ngay lập tức về việc liệu có thể thực hiện được hay không.
アン：はい。変更依頼は全体に目を通しました。ご説明をお聞きして、疑問点があれば都度確認いたします。
An: Vâng. anh Tôi đã xem qua toàn bộ yêu cầu thay đổi. Tôi sẽ nghe giải thích và xác nhận từng điểm nếu có thắc mắc.
佐藤：では、早速ですが、1つ目の依頼は用語集に関するものです。最初の要件では、用語集は翻訳メモリと同様にプロジェクトの言語ペアに対応させるということになっていましたが、翻訳元言語が同じペアであれば、1つのプロジェクトでも複数の用語集を使えるようにしたいです。というのも、例えば、日越の翻訳だった場合、翻訳先の言葉が必ずしもベトナム語とは限らず、英語の単語を使う場合も比較的よくあることだからです。
Sato: Vậy thì, trước mắt nội dung yêu cầu đầu tiên sẽ liên quan đến thuật ngữ. Theo yêu cầu ban đầu, thuật ngữ sẽ được kết hợp với cặp ngôn ngữ của dự án giống như bộ nhớ dịch thuật, nhưng chúng tôi muốn sử dụng nhiều thuật ngữ trong một dự án nếu cặp ngôn ngữ nguồn giống nhau. Ví dụ, trong trường hợp dịch từ Nhật sang Việt, từ được dịch không nhất thiết phải là tiếng Việt mà đôi khi cũng sử dụng từ tiếng Anh.
アン：というのは、例えば、日本語からベトナム語の翻訳プロジェクトでも、日本語から英語の用語集を選んで参照できるようにするということですね。必要な用語集はユーザが自由に選べるようにするということですね。
An: theo như anh nói thì, tức là ngay cả trong dự án dịch từ tiếng Nhật sang tiếng Việt, người dùng vẫn có thể chọn và tham khảo thuật ngữ từ tiếng Nhật sang tiếng Anh phải không. Người dùng có thể tự do chọn các thuật ngữ cần thiết nhỉ.
佐藤：はい。そのとおりです。そもそもまったく別のペアを選ぶことはまずないと思いますので、あくまで翻訳元の言語は同じです。2つ目ですが、これは英語に限定される事柄だと思うのですが、英語は大きくアメリカ英語とイギリス英語の2つがあって、取引先によって使い分けています。ですが、用語集に関しては区別することなく英語として共通化しておきたいです。
Sato: Đúng là như vậy. Tôi nghĩ sẽ không có trường hợp chọn cặp ngôn ngữ hoàn toàn khác nhau, vì vậy ngôn ngữ nguồn sẽ luôn giống nhau. Với cả yêu cầu thứ hai là, tôi nghĩ điều này chỉ áp dụng cho tiếng Anh, nhưng tiếng Anh được chia thành tiếng Anh Mỹ và tiếng Anh Anh, chúng tôi sử dụng tùy theo đối tác của mình là ai. Tuy nhiên, chúng tôi muốn thống nhất thuật ngữ mà không có sự phân biệt rạch ròi, coi như là tiếng Anh dùng chung.
アン：はい。技術的な視点で言えば、先程の1つ目のご要求と同じだと考えられます。1つ目のご要求に対応した場合は、プロジェクトのペア言語以外の用語集も参照できるようになりますので、こちらのご要求も必然的にカバーされます。
An: Nhìn từ góc độ kỹ thuật, tôi nghĩ điều này tương tự với yêu cầu đầu tiên. Nếu chúng tôi đáp ứng yêu cầu đầu tiên, các thuật ngữ ngoài cặp ngôn ngữ của dự án cũng có thể được tham khảo, vì vậy yêu cầu này cũng sẽ được cover (= đáp ứng).
佐藤：そうですか。ではご検討お願いします。続いて、互換性の対応です。本件の優先度は低いので、もし他の対応でスケジュール調整が難しいようでしたら後回しでもよいのですが、現在、MS Office 2007以降のファイル形式に対応する仕様になっています。ただ、お客様によってはそれ以前のバージョンをお使いのところもあります。ですので、Microsoft Office2007以前の形式のエクセルやワードにも対応できるようにしていただきたいです。
Sato: Vậy à. Vậy nhờ anh xem xét yêu cầu đó của chúng tôi. Tiếp theo là vấn đề về khả năng tương thích (compatibility). Độ ưu tiên của vấn đề này không cao, nên nếu anh thấy khó điều chỉnh schedule do mắc đối ứng các vấn đề khác, anh có thể đối ứng sau cũng được. Hiện tại, chúng tôi hỗ trợ định dạng tệp từ MS Office 2007 trở đi. Tuy nhiên, một số khách hàng vẫn sử dụng các phiên bản cũ hơn. Vì vậy, chúng tôi muốn đối ứng cho cả các định dạng Excel và Word từ trước Microsoft Office 2007.
アン：ご依頼の内容については理解しました。リサーチ工数もかかるかと思いますので、それを含めて持ち帰って検討いたします。
An: Tôi đã hiểu nội dung yêu cầu của phía công ty anh. Vì yêu cầu này có thể cần nhiều công số nghiên cứu, chúng tôi sẽ mang về và xem xét thêm.
5. Tổng hợp từ vựng trong lesson 7
- 影響範囲：Extent of impact - phạm vi ảnh hưởng
Phạm vi ảnh hưởng là những phần bị ảnh hưởng do có sự thay đổi nào đó trong quá trình phát triển phần mềm. Thông thường thay đổi phát sinh càng vào giai đoạn sau thì phạm vi ảnh hưởng, đối tượng liên quan, thời gian và công số cho việc thay đổi càng nhiều.
- 要求変更：thay đổi yêu cầu = 仕様変更
- 初期段階：giai đoạn đầu
- 見落とし：sót, quên
- 書き漏らし：viết thiếu, bỏ sót
- 要丕：có cần hay không
- 検討：cân nhắc, xem xét
- 実現可能：có thể thực thi
- 受付：tiếp nhận, tiếp thu
- 棄却：bác bỏ
- 優先度：độ ưu tiên
- 用語集：glossary - bảng thuật ngữ
- 共通化：dùng chung, thống nhất
- 互換性：compatibility- tính tương thích
- 考えが及ばない：không thể nghĩ ra
- 目を通す： nhìn qua, xem qua
- 言語ペア：cặp ngôn ngữ
- 翻訳元：ngôn ngữ nguồn
- 翻訳先：ngôn ngữ đích
- あくまで：suy/nói cho cùng thì …
- カバーする：bao phủ, cover
- 後回しにする：để sau , hoãn lại, lùi lại làm sau
- か否か：Có .. hay không
その計画は実行可能か否か、彼に聞いてみましょう。
- というのも〜からです：lý do là vì
このプログラムはエラーが発生しています。というのも、最新のセキュリティパッチが適用されていないからです。
- 必ずしも〜とは限らない：không nhất thiết…; không phải lúc nào cũng …
最新のテクノロジーを導入することは常に生産性の向上につながるとは限らない。必ずしも新しい技術がすべての問題を解決するわけではありません。
- ~ことはまずない：không có chuyện là … ; khó/hiếm mà ….
サーバーの停止が原因でデータが失われることはまずないが、定期的なバックアップは重要です。
- 観点で言えば〜: theo quan điểm thì …
セキュリティ観点で言えば、このソフトウェアは十分な保護を提供しています。