1. Thế nào là “議事録”?

  • Khái niệm:

議事録とは、プロジェクトの打ち合わせの中身を記録する大切な文書である。議事録には会議名・日時・場所・出社者・議事録の書記・決定事項などの項目を記載し、打ち合わせ後、関係者に会議の内容を備忘録として共有する。また、議事録を残すことで「会議でいったはず」、「聞いたことがない」といった水掛け論や、「誰が決定や判断を下したのだろうか」というコミュニケーションミスの問題を回避できる。以下は議事録の例である。

Ký lục cuộc họp là một văn bản quan trọng ghi chép nội dung của cuộc họp dự án. Trong bản ký lục này sẽ mô tả các thông tin như tên cuộc họp, ngày giờ, địa điểm, danh sách người tham dự, người làm biên bản, các nội dung đã chốt, và sau cuộc họp, văn bản này sẽ được chia sẻ với các bên liên quan như một ghi chú để nhớ lại nội dung cuộc họp. Hơn nữa, việc lưu giữ biên bản giúp tránh được những tranh cãi vô nghĩa như "rõ ràng là tôi đã trình bày vấn đề này trong cuộc họp rồi" hoặc vấn đề giao tiếp như "ai đã đưa ra quyết định hoặc phán đoán này?". Dưới đây là một ví dụ về ký lục họp.

  • Template ký lục cuộc họp

File template mẫu được dùng cho ký lục họp (công ty mình cũng đang làm theo template này)

 

  • “Ký lục họp” có được chia sẻ cho khách hàng không?

Theo như khái niệm được ghi ở trên, biên bản “ký lục họp” này được sử dụng để ghi lại các nội dung đã chốt trong cuộc họp. Vì vậy, sau khi kết thúc meeting với khách hàng, chúng ta sẽ tổng kết lại nội dung và ghi rõ các đề mục đã chốt trong lúc meeting và chia sẻ lại với khách hàng. Biên bản này chính là căn cứ để bám víu vào đó triển khai các nội dung phát triển đến team phát triển. Nếu lỡ phát sinh trường hợp team phát triển làm theo hướng A, nhưng khách bảo tôi muốn làm hướng B, thì chúng ta có thể dựa vào biên bản này để giải thích cho khách hàng.

2. Dialog 

アン：要件定義の工程のオンサイトの件ですが、2月頭からオンサイトできるように準備を進めております。手続きの状況ですが、先日御社にお願いした招聘状をはじめ、必要書類を大使館に提出し、ちょうど昨日ビザを発給してもらいました。

An: Về vấn đề làm việc onsite trong giai đoạn define requirement, chúng tôi đã chuẩn bị để có thể triển khai làm việc onsite ngay từ đầu tháng 2. Về tình trạng làm thủ tục, sau khi yêu cầu quý công ty cung cấp thư mời thì chúng tôi đã nộp các tài liệu cần thiết cho đại sứ quán và hôm qua, chính quyền đã cấp visa cho chúng tôi.

斎藤：査証手続きはうまくいったということですね。ありがとうございます。カインさんにはいつからお越しいただけますか。旧正月のお休みに少しかかってしまうかと思いますが、2月3日から15日までではいかがですか。

Saito: Vậy tức là thủ tục xin visa đã suôn sẻ rồi anh nhỉ. Cảm ơn anh đã chia sẻ tình hình cho chúng tôi. À mà khi nào thì chị Khanh đến? Có lẽ sẽ mất một chút thời gian vì thời gian đó rơi vào kỳ nghỉ Tết Nguyên đán, vậy chị ấy sẽ start làm việc từ ngày 3 ~ 15 tháng 2 có được không nhỉ?

アン：はい。それで問題ございません。予約が埋まらないうちにチケットを手配しておきます。

An: Vâng, tôi thấy không vấn đề gì cả. Chúng tôi sẽ booking vé máy bay trước khi hết chỗ.

斎藤：弊社でもカインさんの席やアクセスカードを準備しておきます。今、温度検知を組み合わせた顔認証システムの準備も進めているのですが、とりあえずアクセスカード用の写真を1枚お送りいただけますか。

Saito: Công ty chúng tôi cũng sẽ chuẩn bị chỗ ngồi và thẻ ra vào cho chị Khanh. Hiện tại, chúng tôi cũng đang tiến hành chuẩn bị hệ thống nhận diện khuôn mặt kết hợp với kiểm tra nhiệt độ, nhưng trước hết, bên anh có thể gửi cho chúng tôi một tấm ảnh để làm thẻ ra vào được không?

アン：はい。後ほど送りします。御社のオフィスもデジタル化が進んでいるのですね。

An: Vâng, lát nữa tôi sẽ gửi lại cho anh. Văn phòng của anh cũng đã chuyển sang digital/số hóa đúng không?

斎藤：そうですね。ところでパソコンは弊社で用意しておく必要はありますか。ご本人のものを持参されますか。

Saito: Đúng vậy. À, chúng tôi có cần chuẩn bị máy tính xách tay không? Hay là chị Khanh sẽ mang theo máy tính riêng nhỉ?

アン：パソコンは今使っているものを持参して使うつもりです。

An: Bên chúng tôi dự định sẽ mang theo máy tính mà mình đang sử dụng.

斎藤：では、弊社のセキュリティ基準がありますので、弊社に着いたら一旦IT部門に確認してもらって、必要なセキュリティソフトをインストールしてください。すでにインストール済みのソフトももしかするとアンインストールしないといけないものが出てくるかもしれませんが、その時相談しましょう。その他、NDAの署名など弊社に来られたときの手続きもいくつかありますので、1日目の午前中にまとめて手続きをしましょう。

Saito: Vì công ty chúng tôi có các quy chuẩn liên quan đến bảo mật, nên khi các anh đến công ty, hãy đưa máy tính cho bộ phận IT kiểm tra ngay, và cài đặt phần mềm bảo mật cần thiết. Có thể sẽ có những phần mềm đã cài đặt trước mà chúng ta cần phải gỡ bỏ, nếu có vấn đề gì, chúng ta sẽ thảo luận lại. Ngoài ra, khi bạn đến công ty, cũng có một số thủ tục cần làm như ký NDA, nên chúng ta sẽ thực hiện những thủ tục này trong buổi sáng của ngày đầu tiên.

アン：はい。承知しました。あと、出社1日目ですが、御社の住所はお聞きしていますが、カインがそちらに着いたらまずどなたにご連絡すればよいですか。

An: Vâng, tôi hiểu rồi. Về ngày đầu tiên làm việc, chị Khanh đã biết địa chỉ của quý công ty, nhưng khi chị ấy đến thì nên liên lạc với ai đầu tiên anh nhỉ?

斎藤：来社されたらまず1階の受付で手続きしてください。そこでIT部門の斎膝と言ってもらったら、呼び出してくれますので、私が1階まで迎えに行きます。就業時間は9時から18時なのですが、1日目は9時半にしましょうか。

Saito: Khi chị ấy đến, hãy làm thủ tục tại quầy tiếp tân ở tầng 1 trước. Khi đó, chỉ cần nói là muốn gặp Saito từ bộ phận IT, họ sẽ gọi tôi và tôi sẽ đến đón chị ấy ở tầng 1. Giờ làm việc bắt đầu từ 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều, nhưng ngày đầu tiên có thể bắt đầu từ 9 giờ 30 phút nhé.

アン：はい。では1日目は9時半からでお願いします。カインは日本に行くのは2度目なのですが、電車がややこしいと思います。もしも迷ったりした場合、皆さんにご心配をおかけしないように連絡しますので、念のため、連絡先を教えていただけますか。

An: Vâng, tôi đồng ý. Vậy thì ngày đầu tiên chị Khanh sẽ làm việc từ 9 giờ 30 phút. Tuy chị Khanh đã đến Nhật Bản lần thứ hai, nhưng tôi nghĩ hệ thống tàu điện ngầm ở đây khá phức tạp. Nếu có bất kỳ vấn đề gì, chị ấy sẽ liên lạc để mọi người không phải lo lắng. Vì vậy, nhờ anh cung cấp cho tôi thông tin liên lạc phòng trường hợp khẩn cấp không?

斎藤：はい。ではもし何かあれば、私の携帯に電話してください。番号は後ほど送りますね。

Saito: Vâng, nếu có vấn đề gì, hãy gọi cho tôi trực tiếp qua điện thoại di động của tôi. Tôi sẽ gửi số điện thoại sau.

アン：はい。よろしくお願いいたします。

An: Vâng. Rất mong nhận được sự hỗ trợ từ anh.

 

3. TỪ VỰNG

  • アクセスカード：Thẻ ra vào
  • デジタル化 (Digitization/digitalization)：Số hoá là ứng dụng công nghệ để chuyển đổi dữ liệu sang dạng vật lý (digitization) và chuyển đổi quy trình thủ công (digitali-zation) sang dạng kỹ thuật số
  • ビザを発給する：cấp thị thực
  • 査証手続き：thủ tục cấp thị thực
  • 〜がうまくいく：diễ ra một cách thuận lợi, một cách suôn sẻ
  • 温度検知：kiểm tra nhiệt độ
  • 顔認証：nhận diện khuôn mặt
  • 持参：mang theo, đem theo
  • アンインストールする：Uninstall, gỡ cài đặt
  • 署名する：Ký tên
  • 念のため〜する：Để chắc chắn thì …
  • 〜をはじめ：tiêu biểu như …; trước hết là …
  • もしかすると〜かもしれない：Có lẽ…; có thể….; không biết chừng
  • 〜にご心配をおかけしないように：Làm… để không gây lo lắng cho ….