1. Giới thiệu về 週報/Weekly report

Báo cáo hàng tuần của dự án (週報/Weekly report)

Báo cáo hàng tuần của dự án là báo cáo được tạo ra hàng tuần trong quản lý dự án, dùng để báo cáo về tình hình tiến độ công việc, và các vấn đề phát sinh trong 1 tuần.

Báo cáo hàng tuần sẽ bao gồm các nội dung sau:

Tình hình tiến độ (進捗状況): Cho biết tiến độ hiện tại của dự án. Báo cáo chi tiết về các nhiệm vụ đã hoàn thành, đang tiến hành, và những nhiệm vụ bị chậm trễ.
Vấn đề và thách thức (問題点と課題): Báo cáo về các vấn đề và thách thức gặp phải trong quá trình tiến hành dự án. Điều này bao gồm các vấn đề kỹ thuật, thiếu hụt tài nguyên, chậm trễ trong lịch trình, v.v.
Rủi ro (リスク): Mô tả các rủi ro có thể xảy ra trong tương lai và các biện pháp đối phó. Quản lý rủi ro là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án.
Sản phẩm đầu ra (成果物): Báo cáo về các tài liệu hoặc sản phẩm cụ thể đã được tạo ra trong tuần đó.
Kế hoạch tuần tới (次週の予定): Mô tả các nhiệm vụ và cuộc họp dự kiến trong tuần tới.

Tầm quan trọng của báo cáo hàng tuần

Đảm bảo tính minh bạch (透明性の確保): Chia sẻ tình hình tiến độ dự án với toàn bộ nhóm và các bên liên quan, tăng cường tính minh bạch.
Phát hiện sớm vấn đề (早期問題発見): Nhờ báo cáo hàng tuần, có thể phát hiện sớm các vấn đề và thách thức, từ đó đưa ra biện pháp kịp thời.
Giao tiếp (コミュニケーション): Tăng cường giao tiếp trong và ngoài nhóm, củng cố sự hợp tác.

Ví dụ về báo cáo hàng tuần

Dưới đây là một ví dụ về báo cáo hàng tuần của dự án:

プロジェクト週報

期間: 2024年6月1日〜2024年6月7日

1. 進捗状況:
   - タスク1: 完了
   - タスク2: 進行中 (80%完了)
   - タスク3: 遅延 (50%完了、1日遅れ)
   - タスク4: 保留 (仕様変更が発生)   

2. 問題点と課題:
   - タスク3の遅延: 開発者の欠勤による。

3. リスクと対策:
   - リスク: 次週のタスク4にリソース不足の可能性。
   - 対策: 外部リソースを追加予定。

4. 成果物:
   - 詳細設計書 (タスク1)
   - プロトタイプ (タスク2)

5. 次週の予定:
   - タスク3の完了
   - タスク4の開始
   - 定例会議 (6月10日)


作成者: Pham Thuy Dung

Báo cáo hàng tuần của dự án là một công cụ quan trọng để quản lý tiến độ dự án hiệu quả và đảm bảo sự thành công của dự án.

FIle WBS sample

2. Hội thoại mẫu

佐藤：皆さんお揃いということですので、では本日の定例会議を始めさせていただきます。よろしくお願いします。

Satou: Vì mọi người đã có mặt đầy đủ nên tôi sẽ bắt đầu cuộc họp định kỳ hôm nay. Rất mong nhận được sự giúp đỡ của mọi người.

アン：よろしくお願いいたします。ではまず進捗から報告いたします。昨日お送りした週報をご覧ください。先週は1から10のタスクを実施しました。まず、先週金曜日16日に詳細設計書を納品いたしました。御社のご指摘もすべて反映し最終検査をして納品しましたので、お手数ですが再度ご確認お願いします。

An: Mong nhận được sự giúp đỡ của anh. Đầu tiên, tôi sẽ báo cáo về tiến độ trước. Anh hãy xem tài liệu weekly report mà tôi đã gửi ngày hôm qua. Tuần trước, chúng tôi đã thực hiện các task từ task 1 đến task 10. Trước tiên, vào thứ 6 của ngày 16 tuần trước, chúng tôi đã bàn giao detail design. Chúng tôi đã phản ánh tất cả các yêu cầu của công ty anh và đã hoàn tất kiểm tra lần cuối trước khi giao hàng, nhờ anh check lại giúp.

佐藤：はい。納品ありがとうございました。弊社で確認しています。終わったら、またお知らせします。

Satou: Cảm ơn các bạn bàn giao. Chúng tôi đang xác nhận lại. Khi nào check xong chúng tôi sẽ thông báo lại.

アン：よろしくお願いします。続いて、進行中のタスクです。ユーザ管理とドキュメント管理の機能のコーディングと単体テストを並行して実施しております。ドキュメント管理については、遅延が発生しておりますので、後ほど課題のところでご説明します。

An: Có gì nhờ bên anh xác nhận ạ. Tiếp theo là các task đang thực hiện. Chúng tôi đang thực hiện song song việc code và unit test cho chức năng “user management” và “document management”. Về “document management” thì đã phát sinh sự chậm trễ, tôi sẽ giải thích vấn đề này ở phần “課題/vấn đề”.

佐藤：はい、ありがとうございます。では、課題とリスクについてご報告お願いします。

Satou: Cảm ơn anh. Vậy thì, anh hãy báo cáo về phần vấn đề và rủi ro đi nhé.

アン：はい、課題は先ほど申し上げたタスク6番のドキュメント管理のコーディングが1人日遅れている件です。原因は、担当の開発者が病気で欠勤しているためです。対策は、別の開発者1人に遅延分の作業を割り当てること、そして、チームリーダーが週末に出勤することです。以上で報告を終わります。

An: Vâng, vấn đề phát sinh là việc coding của “document management” ở task số 6 đang chậm trễ 1 ngày. Nguyên nhân là do developer phụ trách task này nghỉ làm vì bị bệnh. Đối sách của chúng tôi là giao phần việc đang phát sinh chậm trễ này cho 1 dev khác, và bạn leader của team sẽ làm việc vào cuối tuần. Đó là thông tin mà tôi muốn báo cáo đến anh.

佐藤：はい、ありがとうございました。現在、進捗の課題が1件あるということですね。先ほどの対策で遅れは確実に取り戻せますか。

Satou: Cảm ơn anh rất nhiều. Hiện tại chỉ có 1 task đang có vấn đề về mặt tiến độ phải không? Với biện pháp đã đề xuất trước đó, liệu có thể chắc chắn khắc phục được sự chậm trễ không?

アン：はい。サポートで入ってもらう予定のメンバーも以前、類似プロジェクトを担当したことがありますので、後の工程に影響が出ないように遅れを挽回できると考えております。

An: Vâng anh. Bạn member mà tôi định thêm vào để support đã từng phụ trách dự án tương tự trước đây, nên tôi tin rằng chúng tôi có thể giải quyết phần chậm trễ mà không làm ảnh hưởng đến giai đoạn sau.

佐藤：もう一点確認させてください。タスク6番7番のコーディングと単体テストケース作成ですが、7番のUTCは未着手とありますが、コーディングはどうなんですか。実績の開始日が入っていませんね。あと、UTCが未着手ということは遅延ではないのですか。

Satou: Tôi muốn confirm thêm một điểm nữa. Về việc coding và tạo testcase cho user test của task 6 và 7, UTC của task 7 đang ở trạng thái “chưa start”, nhưng còn coding thì sao? Ngày bắt đầu thực hiện vẫn chưa được ghi vào nhỉ. Ngoài ra, việc chưa start tạo URL không có nghĩa là bị chậm trễ phải không?

アン：申し訳ございません。コーディングは一部進めていますが、先ほど申し上げた通り1人日遅れています。単体テストケース作成は未着手なので、こちらも1人日遅延です。理由は、同じ担当者だからです。先ほどの対策で遅れを解消する予定です。

An: Xin lỗi anh. Một phần coding đã được xúc tiến, nhưng theo như giải thích ban nãy của tôi, chúng tôi đang chậm trễ 1 ngày. Việc tạo UTC chưa start nên phần này cũng là chậm trễ 1 ngày. Lý do là cùng một dev phụ trách. Chúng tôi dự định sẽ khắc phục chậm trễ với biện pháp đã đề ra trước đó.

佐藤：そうですか。承知しました。今後は遅延などの問題は必ず週報に記載するようにしてください。気づかないまま進んでしまって後で大事になるとお互い困ると思いますので、よろしくお願いします。

Satou: Vậy à, tôi hiểu rồi. Kể từ này trở đi, các anh hãy ghi lại mọi vấn đề, như là việc chậm trễ chẳng hạn, trong báo cáo hàng tuần. Không nên để không nhận ra và sau đó gặp rắc rối. Vì vậy, xin vui lòng hãy làm như vậy.Nếu cứ tiếp tục phát triển mà không nhận ra vấn đề thì sau này khi vấn đề đó trở nên nghiêm trọng thì sẽ phiền phức cho cả 2 bên nên mong anh lưu ý giúp tôi.

アン：申し訳ございませんでした。今後は十分注意するようにします。問題があった場合は、内容と対策をあわせて記載し、ご報告するようにします。

An: Xin lỗi anh rất nhiều. Từ nay tôi sẽ chú ý kỹ vấn đề này. Nếu có vấn đề gì phát sinh, tôi sẽ viết cả nội dung và đối sách đi kèm và report cho anh ạ.

3. Từ vựng trong bài

問題／課題：problem / issue

Problem: trở ngại mà dự án hiện tại đang gặp, làm cản trở những mục tiêu đã đề ra.

Issue: vấn đề được xác định sau khi thảo luận và phâ tích

リスク：risk - việc chưa xảy ra, cần phân tích, theo dõi và đề ra biện pháp giảm thiểu khả năng phát sinh
解決策：giải pháp, đối sách giải quyết
人日：ngày công, công nhật
欠勤：nghỉ làm
（〜を）割り当てる：giao (việc)( assign task)
週末に出勤する：đi làm vào cuối tuần
類似：tương tự
（遅れを）挽回する：khắc phục/giải quyết (phần chậm trễ)
（遅れを）解消する：khắc phục/giải quyết (phần chậm trễ)
記載：ghi, mô tả
（～を）並行して実施する：thực hiện song song
原因は～ためです。：Nguyên nhân là vì...
以上で報告を終わります。Chúng tôi xin kết thúc báo cáo tại đây.
〜後で大事になる：... thì sau này sẽ to chuyện
今後は十分注意するようにします。：Sau này chúng tôi sẽ chú ý kĩ.