背景/Bối cảnh
- Mở cuộc họp kick-off dự án SuperTrans
- Người tham gia là các cá nhân/tổ chức liên quan, họ là thành viên của công ty uỷ thác (委託元) và công ty được uỷ thác (委託先)
- Trong cuộc họp này sẽ chia sẻ mục đích và thông tin của dự án
斎藤（PM）：本日はSuperTransプロジェクトキックオフ会議にお集まりいただき、誠にありがとうございます。弊社からは、プロジェクト統括の黒田、PMの斎藤、営業の大和、品質保証担当の鈴木が参加しております。どうぞよろしくお願いいたします。
Saito (PM): Xin chào mọi người. Cảm ơn mọi người đã tham gia buổi meeting kick-off của dự án SuperTrans hôm nay. Từ phía công ty chúng tôi có sự góp mặt của anh Kuroda - người phụ trách dự án, tôi - quản lý dự án, anh Yamato- nhân viên Sale và chị Suzuki - người phụ trách đảm bảo chất lượng. Rất mong nhận được sự hợp tác của mọi người trong dự này này.
アン（PM）：ご紹介ありがとうございます。弊社の参加者は、オフショア開発責任者のガー、PMの私アンとチームメンバー11名です。どうぞよろしくお願いいたします。まずはじめに、御社黒田よりご挨拶をお願いいたします。
An (PM): Cảm ơn lời giới thiệu của anh. Các thành viên của công ty chúng tôi bao gồm: chị Nga - người phụ trách phát triển ở phía Offshore, tôi - PM của dự án, và 11 members khác trong team. Mong mọi người cùng hợp tác tốt trong dự án này. Trước tiên xin mời anh Kuroda giới thiệu vài lời ạ.
黒田（PGM）：皆様、こんにちは。プロジェクト統括の黒田です。今回は開発をお引き受けくださり、ありがとうございます。弊社には、役500名の翻訳者が所属しており、彼らは翻訳支援ツールを使って毎日翻訳しています。このツールのライセンスが間も無く期限切れになるということもあり、今回、弊社独自の翻訳支援ツールをつくることはできないかと、要求が上がってまいりました。まずは弊社所属の翻訳者らに使ってもらい、将来的には改善を重ねたうえで、他社への販売も行っていきたいと考えております。良いお付き合いと思いますので、皆さん、末永くよろしくお願いいたします。
Kuroda (PGM): Xin chào mọi người. Tôi là Kuroda - PGM của dự án này. Cảm ơn các bạn đã tiếp nhận phát triển dự án này. Công ty của chúng tôi có khoảng 500 dịch giả, họ sử dụng tool (công cụ) hỗ trợ dịch thuật để dịch hàng ngày. Vì quyền sử dụng của tool này sắp hết hạn nên nó đã dấy lên yêu cầu liệu có thể phát triển công cụ hỗ trợ dịch thuật riêng cho công ty chúng tôi hay không. Trước hết, chúng tôi sẽ cho các dịch giả trong công ty sử dụng, và sau này chúng tôi sẽ cải thiện nó và bán cho công ty khác. Tôi mong rằng chúng ta sẽ có một mối quan hệ hợp tác lâu dài nên mong các bạn tiếp tục giúp đỡ.
ガ（Sale）：ありがとうございます。はい、今回のプロジェクトは、実施期間が１年にわたるということで、ぜひ皆さんのお役に立てるよう、チーム全員力を合わせて取り込んでまいります。では、弊社よりプロジェクトを進めていく上での体制について、PMのアンよりご紹介いたします。
Nga (Sale): Cảm ơn anh. Vì dự án này kéo dài trong vòng 1 năm, nên chúng tôi sẽ dốc toàn tâm toàn lực cố gắng để giúp đỡ mọi người. Sau đây, anh An - PM sẽ giới thiệu về thể chế team trong quá trình thực hiện dự án.
アン（PM）：今回のプロジェクトのPMを務めます、アンと申します。よろしくお願いいたします。プロジェクトは今年1月から開始し、開発期間は１年と想定していますが、まず第一フェーズの体制についてご説明いたします。弊社のオフショア開発責任者はガーで、その下に私PMのアンがおります。チームは左から、業務分析を担当するカイン、テクニカルリーダーのハイン、テスターのはー、品質保証のニーがおり、ハインは6名の開発者をまとめています。
合わせてコミュニケーションプランについてもご提案いたします。プロジェクトの日頃の確認事項は、両者のPMがメールをベースにやりとりします。何らかの大きな課題が発生した場合や特別に報告が必要な際には、両社のプロジェクト責任者にエスカレーションし、適切な装置をとります。また、契約に関する事項については、オフショア開発責任者のガーと営業の大和の間で進めさせていただきます。連絡手段ですが、メール以外にも週に一度定例会を設け、進捗や課題を両者で確認いたします。体制とコミュニケーションプランについては以上です。
An (PM): Tôi là An - PM của dự án lần này. Mong nhận được sự giúp đỡ của mọi người. Dự án này sẽ start (bắt đầu) từ tháng 1 năm nay và dự kiến sẽ kéo dài 1 năm, nhưng trước hết tôi xin phép giới thiệu về thể chế của phase 1. Người phụ trách phát triển ở phía Offshore là chị Nga, phía dưới là tôi - AN, PM của dự án. Các thành viên từ trái sang gồm chị Khánh - BA (người phân tích nghiệp vụ), chị Hạnh là TL (trưởng nhóm kỹ thuật), chị Hà phụ trách tester, chị Nhi phụ trách bảo đảm chất lượng. Chị Hạnh sẽ quản lý 6 dev (nhà phát triển - developer).
Bên cạnh đó, chúng tôi cũng xin suggest (đề xuất) communication plan (kế hoạch giao tiếp). Các mục confirm (xác nhận) hàng ngày của dự án sẽ được thảo luận qua email giữa hai bên PM. Nếu phát sinh vấn đề lớn hoặc cần báo cáo đặc biệt, chúng tôi sẽ đệ trình lên người phụ trách dự án của cả hai bên và thực hiện biện pháp thích hợp. Ngoài ra, đối với các vấn đề liên quan đến hợp đồng, chúng tôi sẽ xúc tiến thảo luận giữa chị Nga - đại diện phía Offshore và anh Daichi - đại diện Sale. Ngoài email, chúng tôi cũng sẽ có một cuộc họp định kỳ hàng tuần để xác nhận tiến độ và các issues (vấn đề) giữa hai bên. Tôi đã giải thích xong phần thể chế và kế hoạch giao tiếp.
斎藤（PM）：どうもありがとうございました。引き続きよろしくお願いいたします。
Saito (PM): Cảm ơn anh. Mong tiếp tục nhận được sự hỗ trợ của quý công ty trong thời gian tới.
✳️ Một vài định nghĩa được giới thiệu trong bài
- キックオフ：Kick-off meeting
Họp khởi động dự án là buổi họp giới thiệu chung về dự án có các nội dung như bối cảnh dự án, phạm vi, kế hoạch công việc, vai trò trách nhiệm các bên liên quan, cách thức làm việc giữa các bên, tiêu chí đánh giá sự thành công của dự án.
- ステークホルダー：Stakeholder
Stakeholder là các tổ chức hay cá nhân có liên quan bị ảnh hưởng hoặc phải chịu trách nhiệm về kết quả sản phẩm của dự án, có thể bao gồm các thành viên dự án, nhà cung cấp, kháchh hàng, người dùng cuối và những người khác.
- コミュニケーションプラン：Communication plan
Communication plan là bản kế hoạch quy định phương tiện, thời điểm, ngôn ngữ giao tiếp…, đồng thời xác định đối tượng, hình thức, loại thông tin cần trao đổi cũng như thời gian bàn giao sản phẩm nhằm đảm bảo việc nhận đúng thông tin vào đúng thời điểm.
- プロジェクト統括（Project General Management）：là người quản lý dự án cao cấp, trực tiếp chịu trách nhiệm cho toàn bộ dự án và đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời gian, chất lượng và ngân sách. Điều này bao gồm việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ của dự án, giám sát việc sử dụng tài nguyên và phân công các nhiệm vụ cho nhân viên, giám sát chất lượng sản phẩm, đảm bảo rằng dự án đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và có hiệu quả kinh tế.
- プロジェクトマネジャー（Project Manager）： là người chịu trách nhiệm cho một phần của dự án cụ thể, bao gồm quản lý các hoạt động và nhiệm vụ được phân công trong phạm vi dự án. Cụ thể hơn, "プロジェクトマネジャー" thường đảm nhận việc phát triển lịch trình công việc, quản lý tài nguyên, giám sát việc tiến hành các hoạt động của nhân viên, theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng các yêu cầu chất lượng của dự án được đáp ứng.
Tóm lại, "プロジェクト統括" và "プロジェクトマネジャー" đều có vai trò quan trọng trong quản lý dự án, tuy nhiên "プロジェクト統括" chịu trách nhiệm cho toàn bộ dự án trong khi "プロジェクトマネジャー" tập trung vào quản lý các hoạt động cụ thể trong dự án.
✳️ TỪ VỰNG
- 品質保証担当：phụ trách đảm bảo chất lượng (bao gồm cả các công việc kiểm tra chất lượng sản phẩm (QC) và đảm bảo chất lượng quy trình sản xuất/dịch vụ (QA).
- 独自：độc đáo, riêng biệt, duy nhất
EX: ・この会社は独自の技術を開発しています。 (Công ty này đang phát triển công nghệ độc đáo của riêng mình.)
・このレストランは独自のスパイスを使っている。 (Nhà hàng này sử dụng gia vị độc đáo của riêng nó.)
・弊社独自：của riêng/dành riêng cho công ty chúng tôi
- 引き受ける：đảm nhận
- ライセンス：License, giấy phép sử dụng, quyền sử dụng hoặc cấp phép cho một sản phẩm dịch vụ nào đó.
- 間も無く：sắp sửa, chẳng bao lâu nữa thì….
EX: ・会社を辞めてまもなく、青木さんは喫茶店を開業した。(Chẳng bao lâu sau khi nghỉ việc ở công ty, anh Aoki đã mở một quán cà phê)
- 期限が切れる：hết hạn sử dụng
- 要求が上がってまいりました: Cách nói khiêm nhường của 要求が上がってきました: yêu cầu được đưa ra
- 良いお付き合いと思いますので、皆さん、末永くよろしくお願いいたします: Tôi mong rằng chúng ta sẽ có một mối quan hệ hợp tác lâu dài nên mong các bạn tiếp tục giúp đỡ.
- 改善を重ねる：Liên tục cải thiện
- 実施期間：thời gian thực hiện
- 体制：Team structure, thể chế team
- 業務分析：Phân tích nghiệp vụ
- 確認事項：Mục xác nhận/ confirm
- 課題：Issue, vấn đề
- 連絡手段：Phương thức liên lạc
- （チームを）まとめる：Tập hợp, quản lý, tổ chức (đội, nhóm)
- エスカレーション：Escalate, báo cáo lên cấp trên
- 措置をとる：Thực hiện giải pháp, biện pháp
- 定例会：Cuộc họp định kỳ
- ということもある：Còn có những việc như …., cũng có trường hợp …
EX: ・ 間違って使用してしまうということもある (Cũng có trường hợp sử dụng sai)
- ことはできないかと：Có thể làm được việc… chăng (sử dụng khi muốn đề xuất hoặc hỏi về khả năng thực hiện một việc gì đó.)
EX: ・この週末に会議があるので、プロジェクトの進捗状況を共有したいと思います。もし時間があるのでしたら、参加いただくことはできないかと思いますが？ (Cuối tuần này có cuộc họp nên tôi muốn chia sẻ tình hình tiến độ dự án. Nếu bạn có thời gian, bạn có thể tham gia được không nhỉ?)
・この新しい機能を追加することで、より多くのお客様がサイトを利用するようになるかもしれません。開発のほうで、実現できることはできないかとお聞きしたいのですが。 (Nếu thêm chức năng mới này, có thể sẽ có nhiều khách hàng hơn sử dụng trang web. Tôi muốn hỏi về khả năng thực hiện điều đó từ phía phát triển.)
👉Giới thiệu bài trước: Lesson 1 - Khái quát dự án
👉Flashcard từ vựng: Flashcard từ vựng lesson 1