Ngành công nghệ phần mềm tại Nhật Bản nổi tiếng với sự chi tiết, kỷ luật và cam kết chặt chẽ đối với quy trình. Hai phương pháp quản lý nổi bật trong các dự án phát triển phần mềm tại Nhật là man-month và Kanban. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách các mô hình này được áp dụng, cũng như cách chúng kết hợp với nhau để tối ưu hóa quy trình phát triển phần mềm.

 

1. Man-Month: Khung Quản Lý Truyền Thống

Man-month là một khái niệm phổ biến trong quản lý dự án phần mềm tại Nhật Bản. Được sử dụng để dự đoán thời gian và nguồn lực cần thiết cho một dự án, man-month giúp các nhà quản lý lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn công việc. Một man-month tương đương với thời gian làm việc của một nhân viên trong một tháng. Công thức cơ bản là:

 

Số giờ làm việc = Số người x Số tháng

 

Man-month cho phép tính toán chính xác chi phí và thời gian cần thiết để hoàn thành dự án, rất phù hợp với văn hóa kỷ luật và yêu cầu cao về độ chính xác trong các công ty Nhật Bản. Tuy nhiên, một nhược điểm của man-month là nó thiếu tính linh hoạt, đặc biệt trong những dự án cần sự thay đổi nhanh chóng theo yêu cầu của khách hàng.

 

Dates, Days and Months in Japanese Language with Calendar Template

 

2. Kanban: Sự Linh Hoạt Trong Quản Lý Quy Trình

Kanban là một phương pháp quản lý công việc được phát triển từ mô hình sản xuất của Toyota, sau đó được áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực phát triển phần mềm. Kanban tập trung vào việc hình dung quá trình công việc bằng cách sử dụng bảng Kanban với các cột đại diện cho từng giai đoạn của quá trình (ví dụ: "To Do", "In Progress", "Completed").

Kanban giúp nhóm phát triển phần mềm quản lý công việc theo thời gian thực, giảm thiểu các nút thắt trong quy trình và giúp cân bằng giữa việc cung cấp sản phẩm nhanh chóng và duy trì chất lượng. Kanban cũng cho phép phản ứng nhanh với những thay đổi từ khách hàng, vì các công việc mới có thể được thêm vào và ưu tiên ngay lập tức.

 

Kanban là gì? Cách triển khai Kanban trong quản lý công việc

 

3. Kết Hợp Man-Month Và Kanban: Tối Ưu Hóa Quy Trình

Mặc dù man-month và Kanban có vẻ như đối lập về bản chất, nhưng chúng có thể được kết hợp để tạo ra một quy trình quản lý dự án hiệu quả và linh hoạt.

a. Lập Kế Hoạch Dài Hạn Với Man-Month

Khi bắt đầu dự án, việc sử dụng man-month để lập kế hoạch tổng thể và dự đoán nguồn lực là rất quan trọng. Điều này giúp các nhà quản lý hiểu rõ dự án sẽ tốn bao nhiêu thời gian và nhân lực, từ đó xác định chi phí và đưa ra kế hoạch sơ bộ. Tuy nhiên, thay vì giữ nguyên toàn bộ dự án theo một kế hoạch cố định, các nhà quản lý có thể sử dụng Kanban để theo dõi tiến độ và điều chỉnh theo thời gian thực.

b. Sử Dụng Kanban Để Quản Lý Công Việc Hàng Ngày

Sau khi đã có kế hoạch dài hạn từ man-month, Kanban giúp nhóm phát triển phần mềm quản lý công việc hàng ngày một cách linh hoạt. Bảng Kanban hiển thị rõ ràng tiến độ của từng tác vụ và các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng biết được công việc nào cần ưu tiên. Điều này giúp quy trình làm việc trở nên mượt mà hơn, đồng thời giúp giảm thiểu tình trạng quá tải công việc.

c. Điều Chỉnh Kế Hoạch Theo Tiến Độ

Trong quá trình phát triển, có thể xuất hiện những thay đổi hoặc sự cố không lường trước. Khi đó, Kanban cho phép điều chỉnh tiến độ và công việc một cách linh hoạt mà không cần thay đổi toàn bộ kế hoạch man-month ban đầu. Nhóm phát triển có thể cập nhật bảng Kanban để phản ánh các thay đổi này và đảm bảo rằng tiến độ dự án vẫn được kiểm soát.

What is Kanban Board? Kanban System Explained

 

4. Lợi Ích Của Việc Kết Hợp Man-Month Và Kanban

Sự kết hợp giữa man-month và Kanban mang lại nhiều lợi ích cho các dự án phát triển phần mềm tại Nhật Bản:

  • Quản lý chặt chẽ nguồn lực và thời gian: Man-month cung cấp kế hoạch chi tiết về thời gian và nhân lực, giúp kiểm soát chặt chẽ tiến độ và chi phí dự án.
  • Tính linh hoạt cao: Kanban cho phép điều chỉnh quy trình và ưu tiên công việc nhanh chóng khi có yêu cầu mới hoặc sự cố phát sinh.
  • Tăng năng suất và chất lượng: Nhóm phát triển có thể theo dõi tiến độ theo thời gian thực, giúp tăng cường sự phối hợp và tránh những lỗi hoặc trễ tiến độ không mong muốn.
  • Giảm thiểu rủi ro: Khi có sự cố hoặc thay đổi bất ngờ, Kanban cho phép dự án phản ứng nhanh mà không làm gián đoạn toàn bộ kế hoạch man-month.

 

5. Thách Thức Của Việc Kết Hợp

Tuy việc kết hợp man-month và Kanban mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng có một số thách thức:

  • Sự khác biệt về tư duy quản lý: Trong khi man-month nhấn mạnh vào lập kế hoạch dài hạn và dự báo, Kanban lại yêu cầu sự linh hoạt và thích nghi với thay đổi. Các nhà quản lý dự án cần hiểu rõ cả hai phương pháp để có thể áp dụng một cách hiệu quả.
  • Đào tạo nhân sự: Các thành viên trong nhóm cần được đào tạo để hiểu và vận dụng cả hai phương pháp. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty Nhật Bản, nơi các quy trình truyền thống thường chiếm ưu thế.

 

6. Kết Luận

Trong bối cảnh các dự án phát triển phần mềm tại Nhật Bản yêu cầu sự chính xác và kỷ luật cao, việc kết hợp man-month và Kanban đã trở thành một giải pháp hữu hiệu để tối ưu hóa quy trình. Man-month giúp lập kế hoạch dài hạn và quản lý nguồn lực, trong khi Kanban mang lại tính linh hoạt và khả năng điều chỉnh công việc hàng ngày. Sự kết hợp này không chỉ giúp các dự án IT tại Nhật hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách, mà còn giúp phản ứng nhanh chóng với những thay đổi không lường trước.

Tóm lại, man-month và Kanban không chỉ là hai phương pháp độc lập mà còn có thể bổ sung cho nhau, mang lại một quy trình quản lý dự án toàn diện và hiệu quả hơn.