[Tiếng Nhật dùng trong Công việc]
Hôm nay mình sẽ chia sẻ về cách viết Mail Business. Nếu có chỗ nào sai hoặc mình có thiếu sót gì thì mọi người góp ý/bổ sung cho mình với nhé❣
 
❖ Cấu trúc của một bài Mail gồm?
① 件名 (=タイトル): Tiêu đề của Mail
🔶Tiêu chí ☞
●Ngắn Gọn
●Xúc tích
●Dễ hiểu (chỉ cần đập vào mắt là hiểu ngay đang nói về vấn đề gì)
🔶Ví dụ:
○○ のご確認
○○ のお願い
○○ のご連絡・ご報告
○○ のご依頼
② 宛名/thông tin người nhận mail
🔶Cấu trúc:
"会社名/tên công ty" ＋"部署名/tên bộ phận + "氏名/họ tên" + 様/quý ông/quý bà
🔶Ví dụ:
株式会社◯◯
●●様
③ 挨拶、名乗り: Chào hỏi, giới thiệu về bản thân
🔶Cấu trúc:
"Lời mào chào" + "会社名/tên công ty" + "部署名/tên bộ phận" + "氏名/họ tên"
Lời mào chào:
▼Nếu đây là 初回/first time bạn gửi mail đến khách hàng
・初めてメールを送らせていただきました。
・〇〇様のご紹介でメールをさせていただきました。
・突然メールを差し上げるご無礼をお許しください。
・突然のメール失礼いたします。
・初めてメールさせていただきます。
▼Nếu là khách hàng thường xuyên trao đổi mail thì chỉ cần nói ngắn gọn như ↓
・いつもお世話になっております。
・お疲れ様です。
🔶Ví dụ:
はじめまして。
株式会社〇〇のBrSEの名称です。
④ 要旨 /ようし/ : Sơ lược nội dung, lý do mình gửi cho đối phương email này
・〇〇の件について、メールをお送り致します。
・貴社が提供されている〇〇について詳細をお伺いしたく、ご連絡いたしました。
・〇〇の件についてご連絡（ご報告・ご相談・ご提案）いたします。
・本日のお打合せの結果について、ご報告いたします。
⑤ 詳細: Mô tả nội dung chi tiết
🔶Điểm lưu ý:
・Ngắt dòng, ngắt câu hợp lý, không để câu dài loằng ngoằng.
・Tuân theo quy tắc 5W＆3H như sau:
What（何を）
Who（誰が）
Where（どこで）
When（いつ）
Why（なぜ）
How（どのように）
How much / How many（いくら、いくつ）
・Bổ sung thêm nguyên tắc 3Đ (Đúng - Đủ - Đẹp). Chú ý sử dụng dấu thích hợp, không dùng icon hay mặt cười.
⑥ 結び: Chào hỏi cuối mail
🔶Lời chào hỏi chung chung nhất mình thường dùng là:
・よろしくお願いいたします。
・以上、よろしくお願いいたします。
🔶Nếu muốn người đọc trả lời thì sẽ sử dụng câu dưới đây:
・お手数をおかけいたしますが、お返事を頂けると幸いです。
・お忙しいところ恐れ入りますが、ご回答をお待ちしております。
🔶Nếu email quá dài thì chốt câu như dưới đây để người đọc thông cảm:
・長文になりますが、ご一読のほどお願い申し上げます。
・どうか末文までお付き合いください。
🔶Nếu nội dung phần 本文 khá ngắn gọn, chỉ dùng để báo cáo nhanh, thì có thể dùng:
・取り急ぎ、ご報告まで。
・取り急ぎ、お知らせいたします。
・ご認識のほどよろしくお願いいたします。
🔶Ngoài ra, tùy thuộc vào nội dung email là chỉ đơn thuần là thông báo/liên lạc cho khách về 1 vấn đề ABC, hay là yêu cầu - nhờ đỡ,.... thì câu chào hỏi cũng sẽ khác nhau
・ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
・ご協力のほど、よろしくお願いいたします
・引き続きよろしくお願いいたします。
⑦ 署名: Ký tên
Thường mỗi công ty sẽ có 1 format ký tên riêng. Vậy nên mình cứ bê nguyên phần format đó paste vào Signature và set default luôn cho nó thì những lần compose/soạn thảo tin nhắn lần sau không cần phải ghi lại nữa.
❖ Dưới đây là một 2 bài mail mẫu, mọi người có thể đọc và tham khảo cách viết nhé:
① Liên lạc về lịch họp
件名：
ABC保守案件の説明会のご連絡
本文：
株式会社◯◯
Y様
いつもお世話になっております。
株式会社テイヤンの太陽です。
昨日、スラックでご相談したABC保守案件のの説明会について、候補日時をご連絡します。
＜候補日時＞
・9月26日（月）16:00～17:00 (JST)
・9月27日（火）14:00～15:00 (JST)
・9月30日（金）10:00～11:00 (JST)
もし、ご都合が合わない場合は、Y様のご都合のよろしい日時を
複数お知らせいただければ幸いです。
ご検討よろしくお願いいたします。
<Tạm dịch>
Title:
Liên lạc về buổi giải thích của dự án maintain ABC
 
Content/nội dung:
Công ty TNHH ◯◯
Chị Y
Cảm ơn chị lúc nào cũng giúp đỡ/chiếu cố em.
Em là Taiyou của công ty TNHH Taeyang.
 
Em liên lạc với chị về các khung thời gian dự kiến cho buổi họp giải thích về dự án maintain ABC mà em đã thảo luận/discuss với chị trên slack.
 
＜Thời gian dự kiến＞
・26/9 (thứ 2) 16:00～17:00 (giờ nhật)
・27/9 (thứ 3) 14:00～15:00 (giờ nhật)
・30/9 (thứ 6) 10:00～11:00 (giờ nhật)
 
Nếu thời gian trên bất tiện với chị/nếu chị không rãnh vào những khung giờ trên thì vui lòng cho em biết một vài khung giờ thuận tiện với chị.
Mong chị xem xét về vấn đề trên.
-----------------------------------------------------------------
② Yêu cầu về việc xác nhận nội dung Estimate/báo giá
件名：
追加機能のお見積り内容ご確認のお願い
本文：
株式会社◯◯
Y様
いつもお世話になっております。
株式会社テイヤンの太陽です。
先日は、現在開発中の販売サイトの追加機能についてご面談のお時間をいただきありがとうございました。
さて、9月16日（金）にメールにて見積書をお送りしました。
ご検討中のことと存じますが、
他に必要な情報や条件などがあればお申し出ください。
ご多用中のところお手数をお掛けしますが、
ご要望の期日に納品させていただくためには、
9月30日（金）15時までにご送付いただけますようお願いいたします。
以上、よろしくお願いいたします。
<Tạm dịch>
Title:
Yêu cầu xác nhận nội dung estimate cho chức năng bổ sung
Content/nội dung:
Công ty TNHH ◯◯
Chị Y
 
Cảm ơn chị lúc nào cũng giúp đỡ/chiếu cố em.
Em là Taiyou của công ty TNHH Taeyang.
Cảm ơn chị ngày hôm trước đã dành thời gian nói chuyện/thảo luận với em về chức năng bổ sung cho site bán hàng đang phát triển.
 
Em đã gửi bảng báo giá qua mail cho chị vào ngày 16/9 (thứ 6).
 
Em biết là chị đang xem xét bảng báo giá đó, nhưng nếu chị có bất kỳ thông tin hoặc yêu cầu nào khác vui lòng báo cho em biết nhé.
 
Em cảm thấy rất ái ngại vì đã làm phiền chị trong lúc chị bận rộn,
nhưng để giao hàng theo kỳ hạn mà phía chị mong muốn,
nhờ chị gửi lại (những yêu cầu đó) trước 15h ngày 30/9 (thứ 6).
 
Em xin hết. Mong nhận được sự giúp đỡ/hợp tác của chị.