✅ 1. Trình bày rõ ràng tình trạng vấn đề

Tình huống: Báo cáo khi phát hiện lỗi hoặc bất thường

📌 Cách nói:

  • 「現在、◯◯の不具合を確認しております。」

  • 「◯月◯日（◯）◯時ごろから、◯◯の処理で想定外の挙動が発生しております。」

  • 「本事象は、◯◯画面／API において確認されたものです。」

✅ 2. Giải thích nguyên nhân và ảnh hưởng

📌 Cách nói:

  • 「原因は現在調査中ですが、現時点では◯◯が起因している可能性が高いと考えております。」

  • 「影響範囲としては、◯◯機能を利用しているユーザー全体に及ぶ可能性があります。」

  • 「現時点で確認できている影響は以下の通りです：〜」

✅ 3. Đưa ra phương án xử lý

📌 Cách nói:

  • 「現在、以下の2案を検討しております：◯◯／◯◯」

  • 「暫定対応として、◯◯を実施し、恒久対応は来週のリリースで行う予定です。」

  • 「◯月◯日までに修正リリースを行う方向で進めております。」

✅ 4. Hứa hẹn và cam kết xử lý

📌 Cách nói:

  • 「早急に対応いたしますので、しばらくお待ちいただけますと幸いです。」

  • 「本件につきましては最優先で対応しております。」

  • 「進捗があり次第、すぐにご報告いたします。」

✅ 5. Chủ động cập nhật tiến độ

📌 Cách nói:

  • 「次回の報告は、本日17時を予定しております。」

  • 「本日中に対応完了の見込みですが、遅れる場合は再度ご連絡いたします。」

  • 「念のため、◯◯のログも取得しておきます。」

✅ 6. Tránh ngôn từ đổ lỗi, giữ không khí tích cực

📌 ❌ Tránh:

  • 「〜さんのミスです」
    📌 ✅ Thay bằng:

  • 「〜の確認に不足があった可能性がございます。」

  • 「〜の連携が想定通りに動作しなかったため、今回の事象が発生したと考えられます。」

✅ 7. Xin lỗi đúng lúc, thể hiện trách nhiệm

📌 Cách nói:

  • 「ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。」

  • 「再発防止に向けて、社内でも仕組みを見直してまいります。」

  • 「引き続き、安心してご利用いただけるよう努めてまいります。」

✅ 8. Kết thúc bằng sự chủ động và thái độ tích cực

📌 Cách nói:

  • 「本件に関しまして、引き続き状況をご報告いたします。」

  • 「その他、ご不明点やご懸念がございましたら、何なりとお申し付けくださいませ。」

  • 「今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。」

📌 Gợi ý: Mẫu cấu trúc báo cáo ngắn gọn

不具合報告（テンプレート例）

  • 発生日時：2025年4月9日（水）11:30頃

  • 発生事象：◯◯画面にてエラーが発生し、操作ができない状態となっております。

  • 原因：DBの◯◯テーブルの参照に問題がある可能性

  • 影響範囲：管理画面を利用している全ユーザー

  • 対応状況：現在調査中（◯時までに暫定対応予定）

  • 次回報告予定：◯月◯日 ◯時