AI Message Assistant cho BrSE Communication

Setup một lần — AI tự phân tích context, hiểu khách hàng, và soạn message hoàn chỉnh. BrSE không cần sửa tên, không cần thêm nội dung. Copy & send.

🧠 Cơ chế hoạt động

Input: Bất kỳ nội dung gì Message từ khách hàng, note từ dev, yêu cầu báo cáo — paste thô vào Claude.

→

AI phân tích & soạn Claude đọc project context, nhận diện tình huống, chọn đúng tone và structure.

→

Output: Message hoàn chỉnh Message sẵn sàng gửi — đúng tên, đúng 敬語 (kính ngữ), đúng cấu trúc, không cần sửa gì.

Bước 1: Tạo Project mới trong Claude

(⏱ 2 phút · Setup 1 lần)

Mỗi khách hàng Nhật = 1 Project riêng. Project giữ toàn bộ context, không cần nhắc lại mỗi lần chat.

Cách làm:

  1. Mở Claude.ai → Click "Projects" ở sidebar trái
  2. Click "+ New Project" → Đặt tên theo format: [Tên KH] Communication
  3. Upload 4 file MD vào Knowledge tab (hướng dẫn ở Bước 3)
  4. Paste Project Instructions (hướng dẫn ở Bước 2)

💡 Đặt tên Project đúng cách Ví dụ: Satou-san Communication, Tanaka-san Communication. Khi có nhiều dự án với cùng 1 khách hàng, thêm tên dự án: Satou-san · ProjectX Communication. Tránh đặt chung nhiều khách hàng vào 1 project.

✅ Khi nào cần tạo Project mới? Một dự án mới với cùng khách hàng → tạo project mới (vì spec, process, và stack khác). Cùng dự án nhưng khách hàng mới (PM đổi người) → update file customer-profile.md trong project hiện tại, không cần tạo mới.

Bước 2: Viết Project Instructions

(⏱ 5 phút · Setup 1 lần)

Dán vào ô "Project Instructions" trong Project Settings. Đây là "bộ não" định hình cách AI xử lý mọi message.

📍 Cách mở Project Instructions Vào Project → Click "Project Settings" (góc trên phải, icon ⚙️) → Tìm mục "Custom instructions" → Paste nội dung bên dưới vào → Save.

Template Project Instructions — Communication Workflow:

## Vai trò của tôi
Tôi là [Tên BrSE], BrSE tại công ty offshore Việt Nam.
Nhiệm vụ chính trong project này: bridge communication giữa team dev VN
và khách hàng Nhật Bản [Tên KH] ([Tên công ty KH]).

## Ngôn ngữ mặc định
- Phản hồi với tôi: Tiếng Việt
- Message gửi KH: Tiếng Nhật (敬語) — trừ khi tôi yêu cầu khác
- KHÔNG tự dịch sang tiếng Anh khi tôi không yêu cầu

## Nguyên tắc xử lý message
- KHÔNG viết message ngay khi input còn mơ hồ — hỏi tôi trước
- Output = message hoàn chỉnh: đúng tên KH, đúng tone, sẵn sàng copy & send
- Sau khi viết message, luôn thêm phần [Ghi chú cho BrSE]:
  lý do tại sao chọn cách viết đó, điểm nào cần chú ý trước khi gửi
- Nếu tình huống có nhiều cách xử lý: đề xuất 2 phương án, giải thích trade-off

## Phân tích input trước khi viết
Khi tôi paste nội dung vào, hãy tự xác định:
① Nguồn gốc: từ KH hay từ team dev?
② Loại tình huống: [xem danh sách bên dưới]
③ Mức độ: bình thường / urgent / cần escalate?
④ Context còn thiếu: có điểm nào cần hỏi tôi trước không?

## Danh sách loại tình huống
- KH_CONFIRM: KH gửi message confirm / hỏi tiến độ / yêu cầu cập nhật
- KH_REQUIREMENT: KH gửi yêu cầu mới hoặc thay đổi requirement
- KH_COMPLAINT: KH phản ánh vấn đề / bày tỏ không hài lòng
- DEV_TO_KH: Dev có nội dung cần gửi KH (tiếng Việt, khó hiểu)
- RELEASE_REPORT: Báo cáo release / go-live cho KH
- ISSUE_REPORT: Báo cáo bug / incident / blocker cho KH
- STATUS_UPDATE: Cập nhật tiến độ định kỳ

## Thông tin context từ file đã upload
- about-me.md: Profile của tôi → dùng để hiểu phong cách làm việc
- customer-[tên].md: Hồ sơ KH → dùng để điều chỉnh tone, tránh trigger điểm nhạy
- project-info.md: Thông tin dự án → dùng khi cần reference spec/timeline
- team-process.md: Quy trình nội bộ → dùng để hiểu context team dev

## KHÔNG làm
- Không tự điền thông tin còn thiếu vào message
- Không dùng thuật ngữ kỹ thuật khi viết cho KH non-tech
- Không gửi tin xấu mà không kèm giải pháp / bước tiếp theo
- Không viết message quá dài (KH sẽ bỏ qua)

✏️ Customize theo từng KH Thay [Tên BrSE], [Tên KH], [Tên công ty KH] bằng thông tin thực. Nếu KH là tech-savvy, xóa dòng "Không dùng thuật ngữ kỹ thuật". Nếu KH thích nhận update bằng tiếng Anh, đổi ngôn ngữ mặc định.

Bước 3: Upload 4 File Context vào Project

(⏱ 3 phút · Setup 1 lần)

Đây là "bộ nhớ" của AI về project. Upload 1 lần, dùng mãi — AI tự đọc mỗi khi cần.

📍 Cách upload file vào Project Vào Project → Tab "Knowledge" → Click "+ Add content" → Chọn "Upload files" → Upload từng file MD. Sau khi upload, AI tự đọc và ghi nhớ nội dung trong mọi chat của project này.

File 1: about-me.md ★ Bắt buộc

Profile BrSE — AI cần biết bạn là ai để phản hồi đúng phong cách và vai trò.

  • name: Tên + tên tiếng Nhật
  • role: BrSE
  • style: Phong cách làm việc
  • tools: Tool đang dùng
  • goal: Mục tiêu bridge

File 2: customer-[tên].md ★ Bắt buộc

Hồ sơ khách hàng JP — Nhận diện tính cách KH, AI điều chỉnh tone tự động.

  • name: Tên đầy đủ + cách gọi
  • personality: Khó tính / dễ tính / cẩn thận
  • tech-level: Non-tech / Tech-savvy
  • triggers: Điều KH hay hỏi lại
  • structure: Format message chuẩn cho KH này
  • closing: Câu kết chuẩn

File 3: project-info.md ★ Bắt buộc

Thông tin dự án — Context dự án, AI hiểu scope, timeline, tech để không nói sai với KH.

  • name: Tên dự án
  • domain: EC / Fintech / SaaS…
  • stack: Tech stack (dùng khi dev report)
  • phase: Giai đoạn hiện tại
  • milestones: Các milestone quan trọng
  • risks: Risk đang theo dõi

File 4: team-process.md

Quy trình team nội bộ — AI hiểu quy trình dev, bridge đúng thông tin, không bịa timeline.

  • sprint: Chu kỳ sprint / release
  • flow: Dev → QA → Deploy → Release
  • escalation: Ai report bug/delay cho ai
  • pm-tool: Redmine / Jira / Backlog
  • chat-tool: Slack / Chatwork (cả 2 phía)

⚠️ File project-info.md cần update đều đặn Mỗi sprint đầu: cập nhật milestone và phase. Khi có risk mới (delay, scope change): thêm vào ngay. File này là nguồn sự thật duy nhất để AI không nói sai timeline với KH.

Template project-info.md — Copy & điền vào:

# Thông tin dự án

## Overview
- Tên dự án: [Tên]
- Khách hàng: [Tên công ty KH]
- Domain: [EC / Fintech / HR / SaaS / ...]
- Bắt đầu: [MM/YYYY]
- Dự kiến Go-live: [MM/YYYY]
- Giai đoạn hiện tại: [Requirements / Design / Development / Testing / UAT / Live]

## Tech Stack (dùng khi cần bridge với dev)
- Frontend: [React / Vue / ...]
- Backend: [Java / Python / Node.js / ...]
- Database: [MySQL / PostgreSQL / ...]
- Infrastructure: [AWS / GCP / On-prem]

## Milestone chính
- [Tháng/năm]: [Mốc 1 — ví dụ: Hoàn thành thiết kế màn hình]
- [Tháng/năm]: [Mốc 2 — ví dụ: Dev hoàn thành Phase 1]
- [Tháng/năm]: [Mốc 3 — ví dụ: UAT với KH]
- [Tháng/năm]: [Mốc 4 — ví dụ: Go-live]

## Tính năng đang phát triển (Sprint hiện tại)
- [Feature 1]: [Mô tả ngắn, status]
- [Feature 2]: [Mô tả ngắn, status]

## Risk đang theo dõi
- [Risk 1]: [Mô tả, mức độ, ai chịu trách nhiệm]
- [Risk 2]: ...

## Quyết định đã chốt với KH (lịch sử)
- [Ngày]: [Quyết định — ví dụ: Đồng ý delay UAT 2 tuần]
- [Ngày]: ...

Template customer-[tên].md — Copy & điền vào:

# Hồ sơ khách hàng: [Tên]-san

## Thông tin cơ bản
- Tên: [Họ Tên] → gọi là [Tên]-san
- Công ty: [Tên công ty]
- Vị trí: [PM / 営業 / 業務担当 / ...]
- Mức kỹ thuật: [Non-tech / Tech-savvy / Mixed]

## Tính cách & Phong cách
- [Ví dụ: Khó tính, kỳ vọng cao, cần được giải thích rõ ràng]
- [Ví dụ: Hay hỏi lại khi thiếu "bước tiếp theo"]
- [Ví dụ: Không thích bị hỏi đi hỏi lại cùng vấn đề]
- [Ví dụ: Coi trọng smooth communication, ghét bị bất ngờ]

## Văn phong giao tiếp
- Level: [丁寧語 / 敬語 / Casual — chọn một]
- Cấu trúc message chuẩn:
  ① [Mở đầu — ví dụ: Tình hình hiện tại]
  ② [Nội dung chính — ví dụ: Nguyên nhân / giải thích]
  ③ [Hành động — ví dụ: Team đang xử lý thế nào]
  ④ [Kết — ví dụ: Bước tiếp theo / KH cần làm gì]

## Điểm trigger (KH hay hỏi lại khi...)
- [Trigger 1 — ví dụ: Thiếu phần "bao giờ xong"]
- [Trigger 2 — ví dụ: Dùng từ kỹ thuật không giải thích]
- [Trigger 3]

## Khi có tin xấu
[Mô tả cách đóng gói tin xấu cho KH này — ví dụ: Luôn kèm giải pháp, trấn an, không để KH cảm thấy mất kiểm soát]

## Câu kết chuẩn
[Câu tiếng Nhật dùng ở cuối mọi message quan trọng]
Ví dụ: 「ご確認の程、よろしくお願いいたします。ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。」

## Ghi chú thêm (cập nhật khi phát hiện thêm)
- [Thêm dần theo thời gian làm việc]

Bước 4: Prompt Trigger Templates

(⭐ Dùng hàng ngày)

Chỉ cần paste nội dung + dùng 1 trong các prompt này. AI tự xử lý phần còn lại.

🔄 Universal Trigger — dùng khi không chắc loại tình huống

[Paste nội dung cần xử lý vào đây]

---
Phân tích nội dung trên: đây là loại tình huống gì, từ phía nào?
Hỏi tôi nếu còn thiếu context. Sau đó soạn message hoàn chỉnh gửi KH.

🎯 Prompt theo từng tình huống cụ thể

📩 Khi KH nhắn — cần phân tích và reply

[Paste message từ KH]

KH vừa gửi message này. Hãy:
① Phân tích KH đang hỏi / confirm / yêu cầu điều gì
② Liệt kê những gì tôi cần chuẩn bị để reply (nếu cần hỏi thêm team, note ra)
③ Soạn message reply tiếng Nhật hoàn chỉnh, sẵn sàng gửi
④ Thêm [Ghi chú cho BrSE]: điểm nào tôi cần check lại trước khi gửi

🔧 Khi dev gửi nội dung khó hiểu — cần bridge sang KH

[Paste nội dung từ dev — tiếng Việt, có thể lộn xộn]

Dev vừa báo cáo nội dung này. Hãy:
① Giải thích cho tôi (BrSE) hiểu vấn đề thực sự là gì
② Xác định: đây có phải tin xấu với KH không? Mức độ?
③ Hỏi tôi nếu còn thông tin thiếu
④ Soạn message tiếng Nhật gửi KH — không dùng thuật ngữ kỹ thuật, giải thích bằng ví dụ đời thường nếu cần

🚀 Khi cần gửi Release Report

Soạn release report gửi KH cho lần release [ngày/phiên bản].
Nội dung đã release: [liệt kê tính năng / fix]
Ghi chú: [điều cần KH lưu ý nếu có]

Yêu cầu: formal, có cấu trúc rõ, kèm lời cảm ơn và mời feedback.

🐛 Khi cần báo cáo Bug / Incident / Delay

Vấn đề: [Mô tả vấn đề]
Ảnh hưởng: [KH / user bị ảnh hưởng thế nào?]
Nguyên nhân: [Nếu đã biết / nếu chưa rõ thì nói vậy]
Status: [Đã fix / đang xử lý / chưa có giải pháp]
ETA: [Bao giờ xong / chưa có ETA]

Soạn message báo cáo cho KH — đóng gói đúng cách, kèm giải pháp/bước tiếp theo, không để KH cảm thấy mất kiểm soát.

📊 Khi cần gửi Status Update định kỳ

Soạn weekly/sprint status update gửi KH.
Hoàn thành tuần này: [liệt kê]
Đang làm: [liệt kê + % hoặc status]
Kế hoạch tuần tới: [liệt kê]
Điểm cần KH confirm / quyết định: [nếu có]
Risk / điểm cần lưu ý: [nếu có]

Bước 5: 6 Use Case thực tế & Output mẫu

Xem AI xử lý từng tình huống như thế nào — từ input thô đến message hoàn chỉnh.

1. KH → BrSE: KH hỏi tiến độ vội vào buổi sáng

KH nhắn trên Chatwork không có greeting, hỏi thẳng.

Input từ KH: 「進捗どうなってますか？今週中に完成しますか？」

Prompt thêm vào: "KH vừa gửi message này. Phân tích và soạn reply hoàn chỉnh."

✅ AI Output gồm:

  1. Phân tích: KH hỏi tiến độ — cần confirm có deliver đúng hạn không
  2. Note: AI hỏi lại BrSE — "Sprint tuần này có on-track không? Feature nào đang pending?"
  3. Message JP hoàn chỉnh với cấu trúc: tình hình → % hoàn thành → dự kiến → bước tiếp theo
  4. [Ghi chú]: "Kiểm tra lại ETA với dev trước khi gửi phần timeline"

2. DEV → KH: Dev báo bug bằng tiếng Việt khó hiểu

BrSE không hiểu vấn đề kỹ thuật, cần AI explain trước rồi bridge.

Input từ dev: "anh ơi cái API payment gateway bị timeout khi số lượng concurrent request vượt 100, cần throttle lại hoặc scale up. estimate 2 ngày fix xong"

Prompt thêm vào: "Dev vừa báo nội dung này. Giải thích cho tôi hiểu, rồi soạn message gửi KH không dùng từ kỹ thuật."

✅ AI Output gồm:

  1. Giải thích cho BrSE: "Hệ thống thanh toán bị quá tải khi nhiều người dùng cùng lúc — giống như quầy thu ngân bị xếp hàng quá dài, cần thêm nhân viên hoặc giới hạn người vào"
  2. Xác định: tin xấu — cần đóng gói cẩn thận, kèm ETA và giải pháp
  3. Message JP hoàn chỉnh: mô tả vấn đề bằng ngôn ngữ business + đang xử lý + ETA 2 ngày + xin lỗi

3. KH REQUIREMENT: KH muốn thêm feature giữa chừng

Change request — cần phân tích impact và phản hồi đúng cách.

Input từ KH: 「やっぱり検索機能にフィルター機能も追加してほしいんですが、今の開発スケジュールに間に合いますか？」

Prompt thêm vào: "KH vừa gửi. Phân tích đây là change request. Soạn reply — cần hỏi dev estimate trước khi confirm với KH."

✅ AI Output gồm:

  1. Phân tích: CR mid-sprint — cần estimate impact trước khi commit
  2. Message JP: acknowledge yêu cầu, xin phép confirm với team, hẹn trả lời trong [X] ngày — không commit ngay
  3. [Ghi chú]: "Hỏi dev: estimate thêm mấy ngày? Có ảnh hưởng sprint hiện tại không?"

4. RELEASE REPORT: Gửi release report sau go-live

Formal report — cần đúng tone, liệt kê đủ, mời KH UAT.

Input BrSE nhập: "Soạn release report cho sprint 3. Đã release: search filter, batch export CSV, fix lỗi sort sai. Cần KH UAT trên staging trước thứ 6."

Prompt thêm vào: "Soạn release report gửi KH. Formal, có cấu trúc, mời KH UAT."

✅ AI Output gồm:

  1. Message JP với greeting, tiêu đề rõ ràng
  2. Liệt kê feature release bằng ngôn ngữ business (không dùng "CSV export" → dùng "データの一括出力機能")
  3. Hướng dẫn UAT + link staging + deadline rõ ràng
  4. Câu kết chuẩn của KH này

5. KH COMPLAINT: KH phàn nàn — tình huống nhạy cảm

Cần xử lý cẩn thận nhất — AI sẽ hỏi đủ context trước khi viết.

Input từ KH: 「また同じバグが出ています。前回も同じことが起きましたよね？品質管理はどうなっているんですか？」

Prompt thêm vào: "KH đang phàn nàn. Phân tích tình huống, hỏi tôi những gì cần biết trước khi soạn reply."

✅ AI Output gồm:

  1. Đánh giá: KH đang frustrated — cần acknowledge trước, giải thích sau
  2. AI hỏi lại BrSE: "Bug lần này có phải cùng nguyên nhân không? Team đã có root cause chưa? Có thể commit timeline fix không?"
  3. Sau khi BrSE trả lời: soạn message JP — xin lỗi chân thành + giải thích ngắn + cam kết cụ thể + action tiếp theo

6. DELAY / BLOCKER: Thông báo delay — tình huống khẩn

Tin xấu nhất — cần đóng gói đúng cách, kèm plan B ngay.

Input BrSE nhập: "Dev báo feature payment flow bị blocker do vendor API thay đổi spec đột ngột. Delay ít nhất 5 ngày. Go-live dự kiến 20/6 có nguy cơ trễ."

Prompt thêm vào: "Vấn đề: delay do nguyên nhân bên ngoài. Soạn message đóng gói tin xấu cho KH — kèm giải pháp và bước tiếp theo."

✅ AI Output gồm:

  1. Message JP: mở đầu bằng context → nguyên nhân khách quan (vendor side) → impact cụ thể → 2 phương án giải quyết → xin ý kiến KH
  2. Tránh: blame vendor trực tiếp, hứa ETA chưa chắc, để KH không có lựa chọn
  3. [Ghi chú]: "Cần confirm với lead trước khi gửi phần '2 phương án' — đảm bảo team có thể execute"

🎯 Workflow hoàn chỉnh — BrSE Communication

Setup 1 lần, dùng mỗi ngày. AI luôn nắm context, luôn sẵn sàng.

  • ~10 phút — Setup toàn bộ
  • 0 — Lần viết lại tên KH
  • 100% — Message sẵn sàng gửi
  • ∞ — Dùng mãi, update dần

☑️ Checklist trước khi bắt đầu dùng

  • [ ] Tạo Project mới, đặt tên theo format [TênKH] Communication
  • [ ] Paste Project Instructions đã customize vào Project Settings
  • [ ] Upload about-me.md vào Knowledge tab
  • [ ] Upload customer-[tên].md đã điền đầy đủ vào Knowledge tab
  • [ ] Upload project-info.md với milestone và stack hiện tại vào Knowledge tab
  • [ ] Upload team-process.md với quy trình sprint và escalation vào Knowledge tab
  • [ ] Test thử: paste 1 message từ KH thật → xem AI output có đúng tone và cấu trúc không
  • [ ] Đặt nhắc nhở update project-info.md đầu mỗi sprint

🔄 Duy trì workflow hiệu quả Mỗi sprint: update milestone trong project-info.md. Khi KH có PM mới: update customer-[tên].md. Khi phát hiện pattern mới của KH (trigger mới, từ họ thích dùng...): note ngay vào file. File càng chi tiết, message AI càng chuẩn.

 

BrSE Workflow Series · Communication Edition · Creator: Taiyang · Cập nhật tháng 6/2026